Faire découvrir le potentiel de Grist via la création d'un prototype rapide : le cas Protection Fonctionnelle à la DAJ

Service bénéficiaire : Direction des affaires juridiques (DAJ)

Le défi

Lorsqu’un agent de l’État est menacé ou mis en cause dans l’exercice de ses fonctions, il peut demander la protection fonctionnelle, qui peut inclure un accompagnement juridique ou RH. Ces demandes sont instruites en académies pour les agents en académies et au ministère pour les agents en administration centrale mais la Direction des affaires juridiques (DAJ) a une vision sur l'ensemble des dossiers, quelque soit le lieu.

Chaque année un fichier Excel remonte des académies pour alimenter le dossier de suivi de la protection fonctionnelle qui est ensuite publié sur Eduscol. La DAJ doit ensuite consolider ces informations dans un tableau central afin de rendre compte de l’ensemble des demandes au niveau du ministère. Ce fonctionnement repose sur des outils peu collaboratifs et rend la centralisation des données complexe.

La DAJ souhaitait donc expérimenter une solution plus structurée pour mieux suivre ces demandes et faciliter la consolidation nationale.

L’intervention

L’incubateur a accompagné la DAJ pour réaliser un prototype basé sur Grist permettant de centraliser les informations et de simplifier la saisie des dossiers.

Après un atelier UX pour comprendre le processus de protection fonctionnelle et les interactions entre les différents services, l’équipe a transformé les tableurs existants en une base de données structurée. La saisie a été simplifiée grâce à des menus déroulants et à l’utilisation de référentiels communs afin d’éviter les ressaisies.

L’outil intègre également une gestion fine des droits d’accès, permettant de différencier les informations visibles selon les profils utilisateurs. Des tableaux de visualisation ont été créés pour le service statistique de la DAJ afin de faciliter l’analyse des demandes.

Le prototype a été développé en environ deux mois, avec plusieurs échanges avec les équipes métiers et des présentations élargies aux services académiques juridiques.

Les résultats

Le projet a permis de démontrer qu’un outil simple pouvait remplacer la gestion éclatée des fichiers Excel et offrir une meilleure structuration des données.

Il a également permis de faire découvrir Grist et ses possibilités à la DAJ et aux services juridiques académiques. Les équipes ont salué la clarté et l’ergonomie de l’outil lors de sa présentation.

Cette expérimentation illustre l’intérêt de prototypes rapides pour tester de nouvelles façons de gérer des processus administratifs complexes. En quelques semaines, il a été possible de transformer un système de tableurs dispersés en une solution collaborative permettant d’envisager une gestion nationale plus structurée des demandes de protection fonctionnelle.