Coordonner une campagne d’appels nationale en urgence : le cas de la tempête Chido à Mayotte

Le défi

En décembre 2024, la tempête Chido frappe Mayotte et touche de nombreux agents de l’Éducation nationale. Une cellule de crise est immédiatement mise en place au cabinet du ministère afin d’organiser une campagne d’appels pour prendre des nouvelles des personnels sur place et les accompagner dans leurs démarches administratives.

Près de 5 900 agents doivent être contactés. Pour mener cette opération, 600 agents volontaires répartis dans les académies sont mobilisés. Le cabinet a besoin d’un outil permettant de répartir les appels, suivre l’avancement et centraliser les informations remontées.

Dans ce contexte d’urgence, la coordination nationale et le suivi des appels représentent un défi majeur.

L’intervention

L’incubateur a conçu en trois jours un outil basé sur Grist pour soutenir la cellule de crise.

La solution permet aux référents académiques de répartir les agents à contacter entre les appelants et de suivre l’avancement des appels. Les agents disposent pour leur part des informations nécessaires pour contacter les personnels et d’un formulaire pour renseigner le résultat de chaque appel.

Le cabinet bénéficie d’une vue nationale en temps réel de l’avancement de la campagne, facilitant le pilotage et la communication.

Un formulaire de support a également été mis en place pour centraliser les besoins et les difficultés rencontrées par les équipes sur le terrain.

Les résultats

La campagne d’appels s’est déroulée pendant le mois de janvier 2025. Au total, près de 75% des agents dont on disposait des coordonnées ont pu être joints et accompagnés.

L’outil a été largement adopté par les appelants, dont la grande majorité participait pour la première fois à ce type d’action. Il a obtenu une note de satisfaction moyenne de 7,8/10, avec un niveau de confiance élevé de la part des utilisateurs.

Cette intervention illustre la capacité de l’incubateur à déployer rapidement un outil opérationnel dans un contexte de crise, capable d’être utilisé par plusieurs centaines de personnes et de soutenir une coordination nationale en quelques jours.