Simplifier et centraliser un processus complexe : le cas des attributions APN

Service bénéficiaire : Bureau B.1.2 de la Dgesco

Contexte

Les Actions à Pilotage National (APN) sont des missions exécutées au niveau académique mais pilotées par l’administration centrale. Elles consistent souvent à mobiliser des agents pour coordonner une action nationale à l'échelle d'un établissement comme une semaine de sensibilisation ou un dispositif pédagogique spécifique. Durant cette mission, l’enseignant n’est plus devant ses élèves : l’administration centrale doit donc compenser ce temps auprès de l’académie, soit financièrement, soit en équivalent temps.

La gestion de ces attributions relève notamment du bureau B1.2 de la DGESCO qui a sollicité l’incubateur afin de simplifier et centraliser ce processus.

Problème

La gestion des APN repose sur une organisation éclatée entre de nombreux services de l’administration centrale : DGESCO, DNE, DAF, Secrétariat général, DGRH, DGITS, DEPP, IGÉSR, Delcom, entre autres. Avant l'intervention, chacun travaillait avec ses propres outils et tableurs. Le bureau B1.2 devait ensuite collecter ces informations dispersées pour les consolider dans un fichier central.

Ce fonctionnement présentait plusieurs limites. La gestion n’était pas véritablement centralisée, certaines étapes reposaient encore sur des échanges papier, et les multiples ressaisies augmentaient le risque d’erreur. La coordination entre services était chronophage, et la visibilité globale sur les attributions restait limitée.

Au-delà de la lourdeur administrative, cette organisation rendait difficile le pilotage fin et la sécurisation des données.

Intervention

L’incubateur a proposé de concevoir un outil centralisé reposant sur Grist. Ce choix s’est imposé pour sa rapidité de mise en œuvre, son coût nul, et son hébergement sécurisé conforme aux exigences SecNumCloud.

Le travail a débuté en octobre 2024 par une phase d’analyse approfondie des besoins avec le bureau B1.2, très impliqué dans la démarche. Le développement a commencé en janvier 2025 et s’est étalé sur environ un an, avec des itérations régulières et des tests utilisateurs.

L’équipe a conçu une base de données structurée permettant de centraliser l’ensemble des informations relatives aux APN, ainsi qu’une interface dédiée aux administrateurs et aux agents en charge des saisies dans les différents bureaux. Le workflow a été repensé pour limiter les ressaisies, simplifier les champs et automatiser certaines étapes répétitives.

Résultats

La nouvelle solution permet de centraliser les données et de fluidifier les échanges entre services. Les processus ont été simplifiés, les risques d’erreur réduits et les saisies répétitives fortement limitées.

L’équipe du bureau B1.2 est aujourd’hui autonome dans l’utilisation et l’administration de l’outil et se tourne désormais vers l'accompagnement au changement des directions métiers. Elle ne sollicite l’incubateur que ponctuellement pour des besoins de maintenance ou d’évolution.

« L'application fait vraiment ce qu'on avait demandé : elle est très fluide et facile à utiliser. L'équipe de l'incubateur nous a très bien accompagné avec des points très réguliers qui font que le projet a pu se construire sereinement.» - Marion Legros, DEGSCO.